1 – Bắt đầu sử dụng Ohstore

1.1 – Đăng nhập

Bạn truy cập vào địa chỉ của cửa hàng đã được cung cấp, điền địa chỉ email và mật khẩu để đăng nhập.

Nếu quên mật khẩu bạn có thể thiết lập lại mật khẩu bằng cách:

• Nhấn vào Quên mật khẩu.
• Điền địa chỉ email đã đăng ký và nhấn Gửi Email.
• Hệ thống sẽ gửi cho bạn một email có đường link để thiết lập lại mật khẩu.

Sau khi đăng nhập vào phần mềm, bạn sẽ thấy màn hình tổng quan thể hiện các thông tin về: Bán hàng, tồn kho, doanh thu, sản phẩm bán chạy.

 

Bạn có thể sử dụng các chức năng bằng cách nhấn vào thanh menu bên trái. Bạn có thể đóng mở menu này để có nhiều khoảng trống thể hiện thông tin chính bằng cách nhấn vào biểu tượng ba chấm dọc.

Khi đó thanh menu bên trái sẽ được đóng lại và chỉ mở ra khi bạn rê chuột vào.

1.2 – Cập nhật thông tin cửa hàng

Để thiết lập các thông tin tên, địa chỉ, số điện thoại, email… thì làm các bước sau:

• Vào mục Thiết lập > Thông tin cửa hàng.
• Điền Thông tin cửa hàng.
• Chọn ảnh đại diện.
• Lưu.

Lưu ý: Các dấu * là thông tin bắt buộc không được để trống.

1.3 – Thiết lập thông tin tài khoản

Để cài đặt các thông tin của tài khoản và thay đổi mật khẩu, ta click vào biểu tượng bên trên góc phải của màn hình và chọn mục Hồ sơ cá nhân.

Thông tin hồ sơ cá nhân của bạn hiện lên, giờ đây ta có thể tùy chỉnh các thông tin như:

• Tên (tên sẽ hiển thị trên hệ thống).
• Email (tài khoản đăng nhập vào Ohstore).
• Các thông tin liên hệ.
• Đổi mật khẩu.
• Cập nhật hình đại diện

2 – Quản lý hàng hóa

2.1 – Danh mục

Danh sách các loại hàng hóa sẽ được liệt kê tại chức năng Danh mục. Tại đây, ta có thể tìm kiếm sản phẩm theo tên/mã sản phẩm, và nắm bắt được số tồn/giá bán/giá vốn/thông tin chi tiết sản phẩm.

2.2 – Thêm mới sản phẩm

Để thêm mới sản phẩm trong hệ thống, bạn vào Danh mục, nhấn nút Tạo sản phẩm và điền các thông tin cho sản phẩm mới.

Lưu ý: Mã sản phẩm sẽ được hệ thống tự thêm vào nếu để trống.

2.3 – Thiết lập mức tồn kho tối thiểu

Mức tồn kho tối thiểu (TK tối thiểu) là mức tồn kho tối thiểu cần có ở trong kho, đảm bảo sản phẩm luôn có bán cho khách hàng.

Khi số tồn trong kho dưới mức tối thiểu, hệ thống sẽ thể hiện trên màn hình Danh mục.

2.4 – Nhập sản phẩm từ file Excel

Bạn cũng có thể thêm hàng loạt sản phẩm bằng cách nhập từ file excel theo mẫu của hệ thống bằng cách: Nhập danh sách > Click vào Excel file để tải file dữ liệu chuẩn.

Sau khi điền danh sách các sản phẩm cần nhập vào file Excel với đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn  vào Chọn file > Chọn file Excel đã nhập dữ liệu > Nhấn nút Nhập dữ liệu.

Lưu ý:

• Mã sản phẩm trong file Excel không được trùng nhau.
• Nếu mã trong file Excel trùng với mã đã có trong hệ thống: Bạn chọn Báo lỗi và dừng import để thay đổi mã khác.
• Nếu muốn cập nhật lại thông tin cho sản phẩm (số tồn, tên sản phẩm,… ): Bạn chọn Thay thế tên hàng cũ bằng tên hàng mới.

2.5 – Cập nhật thông tin sản phẩm

Trong màn hình Danh mục, bạn vào ô Tìm kiếm để tìm kiếm sản phẩm cần cập nhật, sau đó click chọn sản phẩm > Cập nhật và điền lưu thông tin cần thay đổi.

2.6 – Định mức sản xuất

Nếu cửa hàng của bạn có hoạt động sản xuất, bạn có thể thiết lập định mức nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất cho các thành phẩm.

Để thiết lập định mức nguyên vật liệu cho thành phẩm, bạn tìm và cập nhật thông tin cho sản phẩm. Trong màn hình Cập nhật sản phẩm, ở tab Định mức nguyên vật liệu, bạn có thể tìm và thêm vào các nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm và số lượng.

2.7 – Ngừng/cho phép/xóa kinh doanh

Đối với các sản phẩm mà đang tạm ngừng kinh doanh và không buôn bán, bạn có thể tìm và chọn sản phẩm trong màn hình Danh mục và click chọn Ngừng/cho phép kinh doanh.

Bạn có thể chọn Xóa nếu muốn xóa sản phẩm này khỏi hệ thống và không còn dùng nữa.

2.8 – Chuyển nhóm sản phẩm

Nếu bạn muốn thay đổi nhóm sản phẩm của nhiều sản phẩm cùng lúc, bạn có thể click vào checkbox trên mỗi sản phẩm > Thao tác > Chuyển nhóm hàng > chọn Nhóm sản phẩm mới > Lưu.

2.9 – Quản lý giá

Chức năng quản lý giá là nơi bạn có thể thiết lập các thông tin về giá bán và giá vốn cho sản phẩm.

Lưu ý: Giá nhập cuối là giá nhập vào ở lần nhập gần nhất.

Để thay đổi các thông tin về giá:

• Click ô giá hiện tại và nhập giá trực tiếp.
• Thay đổi bằng công thức.

Ví dụ muốn tăng giá bán của nhóm Đồng hồ G – Shock đồng loạt thêm 10% so với giá bán cũ, bạn click vào ô Giá bán > Giá Bán > Chọn biểu tượng Phép Cộng > Chọn % => Nhập số 10 (10%) > Chọn Áp dụng công thức cho Cùng nhóm sản phẩm > Đồng ý. Khi đó giá bán của cả nhóm sản phẩm này sẽ được cập nhật là 4,400,000 VNĐ.

Lưu ý: Ở bước 2 ta thấy có các loại giá, ta hiểu như sau:

• Giá hiện tại: Là giá hiện đang nhập trên ô giá, giá này chưa được áp dụng cho sản phẩm.
• Giá vốn: Là giá vốn hiện đang được áp dụng cho sản phẩm.
• Giá nhập cuối: Là giá của sản phẩm tại thời điểm nhập gần nhất.
• Giá bán: Là giá bán đang được áp dụng cho sản phẩm.
• Công thức áp dụng cho ví dụ trên được giải thích như sau:

Giá bán mới = Giá hiện tại + 10% [Kết quả dự tính là 4,400,000]

2.10 – Kiểm kho

Mọi hoạt động làm thay đổi số tồn kho (lúc khởi tạo sản phẩm mới, cập nhật số lượng tồn kho sản phẩm, tạo phiếu kiểm kho) đều được ghi nhận ở mục Kiểm kho.

Thông thường đến phiên kiểm kê, nếu có ghi nhận chênh lệch thì ta tiến hành kiểm kho như sau: Tạo phiếu kiểm kho > Điền thông tin phiếu > Tìm và chọn sản phẩm > Cập nhật số lượng thực tế > Chọn Lý do.

3 – Quản lý đối tác

Trong phần mềm Ohstore, bạn có thể quản lý thông tin của các đối tác như khách hàng, nhà cung cấp. Ngoài việc quản lý thông tin của từng đối tác, bạn còn có thể quản lý các giao dịch mua hàng, công nợ gắn với từng đối tác.

3.1 – Thêm mới khách hàng/nhà cung cấp

Để thêm mới 1 khách hàng(hoặc nhà cung cấp), bạn vào menu Đối tác > Khách hàng (hoặc Nhà cung cấp) >  Thêm mới > Điền thông tin khách hàng > Lưu.

Ngoài ra, bạn còn có thể thêm hàng loạt bằng cách nhập từ file Excel. Bạn nhấn vào Nhập danh sách > tải file Excel mẫu > điền danh sách đối tác vào file Excel > Chọn file đã có dữ liệu > Nhập dữ liệu.

Lưu ý:

Cũng như danh sách sản phẩm ta có các lưu ý sau:

• Mã khách hàng trong file Excel không được trùng nhau.
• Nếu mã trong file Excel trùng với mã đã có trong hệ thống => ta chọn Báo lỗi và dừng import để thay đổi mã khác.
• Nếu muốn cập nhật lại thông tin cho khách hàng => ta chọn Thay thế thông tin cũ bằng thông tin mới.

3.2 – Cập nhật thông tin khách hàng

Trong danh sách khách hàng, bạn tìm và chọn khách hàng cần cập nhật > Điền vào các thông tin cần thay đổi > Lưu.

 

Bạn có thể xem lịch sử các giao dịch như bán hàng, nhập hàng, trả hàng… lịch sử thay đổi công nợ và thông tin tiền ký gửi còn lại ở tab Lịch sử mua hàng, Công nợ và Tiền ký gửi của mỗi khách hàng hay nhà cung cấp.

 

Lưu ý:

• Công nợ ở bên khách hàng là tiền khách hàng còn nợ cửa hàng.
• Công nợ ở bên nhà cung cấp là tiền mà cửa hàng còn nợ nhà cung cấp.

4 – Quản lý bán hàng

Phần mềm Ohstore giúp bạn quản lý các tất cả các giao dịch liên quan đến bán hàng như bán hàng, trả hàng, đặt hàng,…

4.1 – Đơn hàng

4.1.1 – Tạo đơn hàng

Để tạo đơn hàng, bạn vào Tạo đơn hàng:

• Điền thông tin cần thiết như khách hàng/đơn hàng.
• Thêm sản phẩm, chọn số lượng và giá bán cho từng sản phẩm (ví dụ đang giảm giá 5% cho Samsung S20).
• Nhập số tiền cho thuế, chiết khấu và phí giao hàng.
• Điền số tiền khách thanh toán. Nếu chưa thanh toán thì click chọn thanh toán sau và số tiền sẽ được tính vào công nợ của khách hàng.
• Nếu số tiền thanh toán nhỏ hơn tổng tiền của đơn hàng thì phần còn lại cũng sẽ được tính vào công nợ.
• Lưu.

4.1.1 – Sửa đơn hàng

Trong danh sách đơn hàng, bạn tìm và chọn đơn hàng cần sửa, thay đổi các thông tin cần thiết và Lưu.

Lưu ý: Với những đơn hàng sau khi cập nhật có giá trị thấp hơn ban đầu, thì hệ thống yêu cầu bạn phải chỉnh sửa lại phiếu thu của khách hàng trước cho khớp, rồi sau đó mới cho phép lưu.

4.2 – Trả hàng

4.2 .1- Tạo phiếu trả hàng

Để tiến hành trả hàng cho đơn hàng, bạn vào cập nhật đơn hàng và nhấn nút Trả hàng.

Còn một cách khác là bạn vào mục Trả hàng >  Tạo phiếu trả hàng > Tìm và chọn đơn hàng cần trả.

Trong màn hình Trả hàng, bạn điền số lượng trả của từng sản phẩm > Chọn giá nhập lại (mặc định sẽ bằng giá bán ra, bạn có thể sửa lại nếu giá thu lại thấp hơn) > Thanh toán (ở đây là cửa hàng trả lại tiền cho khách hàng) > Lưu.

4.2 .1- Cập nhật trả hàng

Trong mục Trả hàng, bạn tìm và nhấn vào đơn trả hàng cần thay đổi > Thay đổi các thông tin cần thiết > Chọn Lưu để lưu thay đổi.

4.3 – Đặt hàng

Chức năng đặt hàng cho phép bạn quản lý các đơn đặt hàng của khách hàng.

4.3.1 – Tạo phiếu đặt hàng

Bạn tạo phiếu đặt hàng tương tự như tạo đơn bán hàng:

• Vào mục Đặt hàng > Tạo phiếu đặt hàng.
• Điền thông tin khách hàng.
• Điền thông tin đơn hàng (chú ý ngày giao hàng).
• Chọn sản phẩm, số lượng và giá bán.
• Nhập các tiền thuế, chiết khấu và phí vận chuyển và nhấn Lưu.

4.3.2 – Cập nhật đơn hàng

Trong danh sách đơn đặt hàng, bạn tìm kiếm và nhấn vào đơn cần chỉnh sửa. Bạn có thể nhập vào các thông tin cần chỉnh sửa hoặc hủy đơn đặt hàng.

Quản lý nhập hàng

Chức năng nhập hàng giúp bạn quản lý các giao dịch giữa cửa hàng và nhà cung cấp. Tương tự như Bán hàng, nhập hàng cũng sẽ có các thao tác tạo đơn nhập hàng, tạo đơn trả hàng nhập, tạo đơn đặt hàng nhập.

5.1 – Nhập hàng

Để tạo phiếu nhập hàng, bạn vào Tạo phiếu nhập hàng > chọn nhà cung cấp > tìm và chọn sản phẩm > chọn số lượng nhập và giá nhập cho từng sản phẩm > điền vào chiết khấu/thuế/phí giao hàng > điền số tiền thanh toán > Lưu.

Nếu chưa thanh toán thì click vào Thanh toán sau và số tiền sẽ sẽ được ghi vào công nợ của nhà cung cấp.

5.1.2 – Sửa phiếu nhập hàng

Trong danh sách Nhập hàng, bạn tìm và nhấn vào phiếu nhập cần sửa > thay đổi thông tin cần sửa => Lưu thông tin thay đổi.

Lưu ý: Khi sửa phiếu nhập khiến cho tổng tiền có giá trị thấp hơn, hệ thống sẽ yêu cầu thay đổi phiếu chi trước cho khớp rồi sau đó mới cho phép lưu.

5.2 – Trả hàng nhập

Trả hàng nhập là hoạt động cửa hàng trả lại cho nhà cung cấp các sản phẩm đã nhập nhưng bị hư hỏng, lỗi.

5.2.1 – Tạo phiếu trả hàng nhập

Để tạo phiếu trả hàng nhập, bạn vào Trả hàng > Thêm mới > click chọn đơn nhập hàng cần trả > điền số lượng cần trả > điền giá mà nhà cung cấp nhập lại > điền giá trị thanh toán (ở đây là tiền mà nhà cung cấp thanh toán lại cho cửa hàng) > Lưu.

5.2.2 – Cập nhật phiếu trả hàng

Để cập nhật phiếu trả hàng, bạn vào danh sách trả hàng, tìm và click vào phiếu trả hàng > cập nhật số lượng > Lưu thay đổi.

Lưu ý: khi cập nhật phiếu trả hàng có giá trị thấp hơn, hệ thống sẽ yêu cầu cập nhật phiếu thu cũ từ nhà cung cấp, rồi sau đó mới có thể lưu.

5.3 – Đặt hàng nhập

Chức năng này giúp bạn quản lý các đơn đặt hàng nhập từ nhà cung cấp.

5.3.1 – Tạo phiếu đặt hàng nhập

Bạn tiến hành đặt hàng nhập như thao tác tạo phiếu nhập:

• Đặt hàng > Tạo phiếu nhập hàng.
• Điền thông tin nhà cung cấp.
• Điền thông tin đơn hàng (chú ý ngày giao hàng).
• Điền số lượng và giá bán của các sản phẩm.
• Điền vào chiết khấu/thuế/phí giao hàng.
• Lưu.

6. Quản lý sản xuất

Đối với các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất hàng hóa, tính năng quản lý sản xuất giúp quản lý tồn kho và hoạt động sản xuất thành phẩm một cách dễ dàng.

6.1 – Bật tắt chức năng quản lý sản xuất

Bạn có thể bật tắt chức năng quản lý sản xuất trong hệ thống ở trong mục Thiết lập > Cấu hình chức năng >  Quản lý sản xuất.

6.1 – Thiết lập định mức nguyên vật liệu

Để sản xuất, bạn cần thiết lập định mức nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất cho các thành phẩm. Các bước như sau:

• Bạn vào Danh mục, tìm và nhấn vào Cập nhật sản phẩm cần thiết lập định mức.
• Trong tab Định mức nguyên vật liệu, tìm và thêm vào các nguyên vật liệu cần thiết.
• Nhập vào số lượng của từng loại nguyên vật liệu để làm ra 1 đơn vị thành phẩm.
• Lưu.
• 
• 

6.3 – Nhập kho sản xuất

Nhập kho sản xuất là chuyển nguyên vật liệu từ kho chính sang kho sản xuất, dùng để sản xuất ra thành phẩm.

Tại màn hình Danh mục ta dễ dàng biết được số lượng tồn của mỗi sản phẩm ở kho chính và kho sản xuất

Giả sử hiện tại các nguyên vật liệu để sản xuất Samsung S20 đang có tồn kho chính là 10 và tồn kho sản xuất là 0.

 

Để tiến hành nhập kho sản xuất cho các nguyên vật liệu này, bạn vào Quản lý sản xuất > Kho sản xuất > Nhập kho > Tạo phiếu nhập > Điền thông tin phiếu nhập > Tìm chọn sản phẩm nhập và chọn số lượng nhập > Lưu.

 

Sau khi tạo phiếu nhập, số lượng tồn kho của nguyên vật liệu trong kho chính sẽ được giảm trừ tương ứng và tăng thêm ở bên kho sản xuất.

6.4 – Tạo phiếu sản xuất

Để ghi nhận hoạt động sản xuất thành phẩm, bạn thực hiện các bước:

• Vào menu Quản lý sản xuất > Phiếu sản xuất.
• Nhấn vào Tạo phiếu sản xuất.
• Điền vào thông tin phiếu sản xuất.
• Tìm và thêm vào thành phẩm cần sản xuất (có thể sản xuất nhiều thành phẩm trong 1 phiếu sản xuất).
• Điền số lượng thành phẩm sản xuất. Khi đó số lượng nguyên vật liệu tương ứng sẽ được tự nhập vào bên dưới dựa theo định mức đã được thiết lập sẵn.
• Lưu.

Sau khi tạo phiếu sản xuất, số lượng của thành phẩm trong Kho Sản Xuất sẽ tăng lên và nguyên vật liệu sẽ bị giảm đi tương ứng.

6.5 – Cập nhật phiếu sản xuất

Phiếu sản xuất vừa tạo sẽ xuất hiện trong danh sách Phiếu sản xuất. Để cập nhật, bạn click chọn phiếu sản xuất > thay đổi thông tin cần thiết > click Lưu.

 

Nếu bạn muốn muốn hủy phiếu sản xuất thì click vào nút Hủy.

6.6 – Xuất kho sản xuất

Sau khi sản xuất, sản phẩm được tạo thành cần được xuất về kho chính (dùng cho hoạt động bán hàng).

Để xuất thành phẩm từ kho sản xuất về kho chính, bạn thực hiện các bước sau:

• Bạn vào menu Kho sản xuất > Xuất kho > Tạo phiếu xuất.
• Điền thông tin phiếu xuất kho.
• Tìm và chọn thành phẩm cần xuất và số lượng.
• Lưu.

Sau khi xuất kho, tồn kho của thành phẩm ở kho chính sẽ tăng lên và giảm đi ở kho sản xuất.

Để sửa phiếu xuất kho, ta vào Xuất kho => tìm và click chọn phiếu > thay đổi các thông tin và số lượng > Lưu.

7 – Xuất kho sản xuất

Tính năng quản lý sổ quỹ giúp bạn quản lý các khoản thu chi tự động tạo ra do thực hiện các giao dịch

như bán hàng, nhập hàng, đổi trả hàng… hoặc thu chi do người dùng tự tạo ra để ghi nhận các khoản thu chi khác của cửa hàng… Tính năng này giúp bạn quản lý được dòng tiền của cửa hàng đã “thu” hoặc “chi” vào những việc gì, hiện còn bao nhiêu.

Mặc định hệ thống sẽ có 2 loại thu và 2 loại chi:

• Thu tiền hàng: khoản thu khi bán hàng cho khách hàng.
• Thu tiền NCC hoàn trả: khoản thu từ nhà cung cấp khi cửa hàng trả hàng nhập về lại NCC.
• Chi tiền nhập hàng: Khoản chi khi store nhập hàng từ NCC.
• Chi tiền trả hàng: khoản chi mà store thanh toán khi khách hàng trả hàng.

Bạn cũng có thể tạo thêm các loại thu chi khác ở chức năng Loại thu chi.

7.2 – Tạo phiếu thu

Để thu tiền hàng của khách hàng (thu tiền NCC hoàn trả cũng tương tự) bạn thao tác như sau:

• Vào mục Phiếu thu chi > Thêm phiếu thu mới.
• Chọn loại thu chi là Thu tiền hàng.
• Chọn người nộp.
• Nhập số tiền thanh toán và nhấn Lưu.

Lưu ý: ở bước 5 (Nhập số tiền thanh toán), ta có thể nhập ở cột giá trị thanh toán hoặc ở Tổng giá trị.

Nhưng vì khách hàng Đỗ Duy Mạnh này hiện tại chỉ thanh toán tổng 15 triệu chứ không thanh toán hết số tiền 16,253,000.

 

Vì thế để cho tiện, ta nhập tổng số 15 triệu (15,000,000) vào ô tổng giá trị, hệ thống sẽ tự động chia ra cho các đơn hàng theo thứ tự đơn hàng nào tạo trước sẽ được thanh toán trước.

Phiếu thu khi được tạo thành sẽ nằm trong danh sách Phiếu thu, ta dễ dàng tìm kiếm và chỉnh sửa khi cần thiết.

7.1 – Tạo phiếu chi

Để thanh toán tiền nhập hàng (chi tiền trả hàng cho khách cũng tương tự), bạn làm các thao tác:

• Bạn vào Phiếu thu chi > Thêm phiếu chi mới
• Chọn loại phiếu là Chi tiền nhập hàng
• Chọn NCC
• Điền số tiền cần thanh toán và nhấn Lưu

7.3 – Tiền ký gửi

Tiền ký gửi là tiền mà khách hàng gửi trước cho cửa hàng dùng để mua hàng và có thể được trừ vào tiền hàng khi thanh toán đơn hàng.

Tương tự cửa hàng cũng có thể có tiền ký gửi ở chỗ nhà cung cấp trong quá trình nhập hàng.

Các bước tạo phiếu thu tiền ký gửi:

• Bạn vào mục Tiền ký gửi > Thêm phiếu thu
• Chọn đối tượng
• Chọn khách hàng
• Điền giá trị ghi nhận và nhấn Lưu

Phiếu thu được tạo sẽ xuất hiện ở danh sách Tiền ký gửi. Ta dễ dàng tìm kiếm, sửa đổi (hoặc hủy) phiếu.

 

Để tạo phiếu rút, bạn thao tác như sau:

• Vào mục Tiền ký gửi > Thêm phiếu rút
• Chọn đối tượng
• Chọn khách hàng
• Điền giá trị ghi nhận và nhấn Lưu

Phiếu rút được tạo sẽ xuất hiện ở danh sách Tiền ký gửi. Ta dễ dàng tìm kiếm, sửa đổi (hoặc hủy) phiếu.

7.4 – Loại thu chi

Ta có thể tùy ý thêm mới các loại thu chi như: chi tiền mặt bằng, chi tiền nhân viên, thu tiền vận chuyển….

Các bước rất đơn giản như sau:

• Vào mục Loại thu chi > Thêm mới
• Điền tên
• Chọn loại Thu/Chi và nhấn Tạo

8 – Báo cáo

8.1 – Bán hàng

Báo cáo bán hàng thực sự rất quan trọng, thể hiện tính trung thực tình hình kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các chỉ số doanh thu/lợi nhuận.

Đặc biệt đối với các cửa hàng bán lẻ, báo cáo bán hàng theo giờ (hoặc theo ngày) hỗ trợ quản lý dễ dàng nắm bắt được giờ cao điểm của ngày, ngày cao điểm của tuần, từ đó giúp cho cửa hàng kiểm soát được lưu lượng khách hàng giúp bố trí nhân lực hiệu quả.

Để xem báo cáo bán hàng theo ngày, bạn thao tác như sau:

• Vào mục Báo cáo => Bán hàng
• Chọn loại biểu đồ cần xem (ví dụ ta xem doanh thu)
• Chọn thời điểm cần xem (ví dụ ta xem thời điểm của tháng 3)
• Chọn báo cáo theo Ngày (hoặc giờ, nhân viên, khách hàng)
• Click vào Xem báo cáo
• 

8.2 – Nhập xuất tồn

Báo cáo nhập xuất tồn giúp cho các quản lý nắm bắt tình trạng lưu lượng nhập xuất của các mặt hàng, đánh giá dễ dàng khối lượng công việc của khâu xuất nhập hàng, từ đó quản lý dễ dàng cơ cấu phân bố nguồn lực làm việc cho kho hàng luôn được đảm bảo.

 

Các bước xem báo cáo Nhập xuất tồn:

• Vào mục Nhập xuất tồn
• Chọn thời gian xem báo cáo
• Chọn nhóm sản phẩm cần xem (trong ví dụ là xem nhóm “SX Bàn”, mặc định là xem tất cả sản phẩm)
• Click Xem báo cáo

Lưu ý:

• Tồn đầu kỳ: Là tồn vào thời điểm đầu tiên của thời gian quan tâm. Trong ví dụ, Tồn đầu kỳ được lấy vào đầu ngày 01/03/2020.
• Trong kỳ: Là tổng số lượng nhập xuất của sản phẩm trong thời gian quan tâm. Trong ví dụ, Trong kỳ được lấy vào thời gian kể từ ngày 01/03/2020 đến ngày 31/03/2020.
• Tồn cuối kỳ: Là số tồn vào thời điểm cuối cùng của thời gian quan tâm. Trong ví dụ, Tồn cuối kỳ được lấy vào cuối ngày 31/03/2020.

8.3 – Nhập xuất chi tiết

Tương tự như báo cáo Nhập xuất tồn nhưng báo cáo này thể hiện chi tiết hơn nhiều. Giờ đây, không những sản phẩm, mà chúng ta còn có thể dễ dàng kiểm tra được tình trạng nhập xuất của cả khách hàng/NCC và cho phép ta kiểm tra (Tham chiếu) được phiếu xuất nhập, trả hàng chỉ bằng một thao tác click chuột.

Các bước xem báo cáo Nhập xuất chi tiết:

• Vào mục Nhập xuất chi tiết
• Chọn Thời gian
• Xem báo cáo Sản phẩm (hoặc khách hàng/NCC)
• Tìm sản phẩm (theo tên hoặc tìm theo nhóm sản phẩm)
• Click vào sản phẩm muốn xem

8.4 – Tồn kho

Báo cáo tồn kho, giúp cửa hàng nắm bắt được chỉ số xuất nhập của sản phẩm. Thông qua 6 chỉ số làm thay đổi tồn kho, quản lý dễ dàng biết được những thay đổi tồn kho của sản phẩm. Nhận ra những điểm khác thường và can thiệp kịp thời.

Các bước xem báo cáo Tồn kho:

• Vào mục Tồn kho
• Chọn Thời gian
• Chọn 1 hoặc nhiều nhóm sản phẩm cần xem báo cáo
• Click Xem báo cáo

 

Mẹo: Đối với những mặt hàng có số lượng trả hàng cao. Rất có thể nguyên nhân nằm ở chất lượng sản phẩm. Vì thế cửa hàng có thể cân nhắc trong việc tiếp tục kinh doanh mặt hàng này hay không.

8.5 – Công nợ tổng quát

Báo cáo này giúp cửa hàng nắm được tình hình công nợ của khách hàng và nhà cung cấp trong khoảng thời gian cần quan tâm.

Để xem báo cáo, tại menu Báo cáo, bạn chọn Công nợ tổng quát. Màn hình Công nợ tổng quát hiển thị ra như sau:

Công nợ tổng quát mặc định hiển thị theo tháng hiện tại:

Công nợ tổng quát theo Khách hàng:

Công nợ tổng quát theo Khách hàng (có dư nợ):

Công nợ tổng quát theo Nhà cung cấp:

Công nợ tổng quát theo Nhà cung cấp (có dư nợ):

Xuất file báo cáo:  Bạn có thể xuất báo cáo theo từng tùy chọn riêng lẻ hoặc kết hợp các tùy chọn (Theo Thời gian, Khách hàng/Nhà cung cấp, Có dư nợ hoặc không).

8.6 – Thu chi tổng quát

Báo cáo này giúp bạn quản lý được toàn bộ thu chi trong khoảng thời gian quan tâm.

Để xem báo cáo, trong mục Báo cáo, bạn chọn Thu chi tổng quát.

 Màn hình Thu chi tổng quát hiển thị ra như sau:

Tại đây bạn có thể xem chi tiết theo từng phiếu bằng cách chọn vào tên của mã phiếu.

Xem thu chi tổng quát mặc định là theo khoảng thời gian trong tháng hiện tại.

Xem thu chi tổng quát theo Thời gian.

Xem thu chi tổng quát theo Loại thu chi.

Xem thu chi tổng quát theo Người nộp/nhận: Khách hàng hoặc Nhà cung cấp.

Xem thu chi tổng quát theo Người tạo:

Lưu ý: Chọn lại nút Xem báo cáo sau mỗi lần chọn thay đổi tùy chọn để xem được thông tin mới nhất.

Xuất báo cáo ra file excel: Theo khoảng thời gian tùy chọn.

 

File báo cáo thu chi tổng quát hiển thị ra như sau:

Xuất báo cáo ra file: Theo khoảng thời gian mặc định

8.7 – Công nợ phải thu

Công nợ phải thu là số tiền nợ của khách hàng khi mua hàng chưa thanh toán/còn một phần chưa thanh toán hết hoặc nhà cung cấp còn nợ tính theo khoảng thời gian.

Xuất báo cáo theo khoảng thời gian:

9 – Quản lý người dùng

 

Chức năng này cho phép bạn quản lý các tài khoản có thể đăng nhập vào phần mềm và phân quyền.

Tại menu Quản lý người dùng, chọn Người dùng

Màn hình Quản lý người dùng hiện ra như sau:

9.1 – Thêm mới người dùng

Tại màn hình Quản lý người dùng, bạn chọn nút Tạo người dùng.

Màn hình Tạo người dùng hiển thị ra như sau:

Thực hiện nhập các thông tin của người dùng mới:

• Tên nhân viên: Tên người sử dụng tài khoản.
• Email: Email sử dụng để đăng nhập vào hệ thống.
• Số điện thoại.
• Bộ phận: quy định các quyền của người dùng. Có thể tự thiết lập danh sách Bộ phận cho người dùng theo đúng nhu cầu quản lý và mô hình hoạt động kinh doanh của cửa hàng (Xem thêm ở phần Quản lý bộ phận).
• Mật khẩu/ Nhập lại mật khẩu: mật khẩu người dùng sẽ dùng để đăng nhập vào hệ thống. Nhập lại mật khẩu phải giống với Mật khẩu.
• Địa chỉ.
• Ngày sinh.
• Đang hoạt động: Tích chọn hoặc không chọn để cho phép người dùng được truy cập vào hệ thống hay không.

Lưu ý: Các dấu * là thông tin bắt buộc không được để trống.

Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin người dùng, chọnLưu để hoàn thành thao tác thêm người dùng mới.

9.2 – Cập nhật thông tin người dùng

Nếu tài khoản có quyền quản lý người dùng, để cập nhật thông tin người dùng, bạn thực hiện như sau:

Tại màn hình Người dùng, bạn tìm kiếm và chọn người dùng muốn cập nhật thông tin.

Thực hiện cập nhật các thông tin người dùng (như phần 9.1) Sau khi hoàn thiện thông tin và chọn Lưu để hoàn tất cập nhật.

9.3 – Xóa người dùng

Nếu tài khoản có quyền quản lý người dùng, để cập nhật thông tin người dùng, bạn thực hiện như sau:

Tại màn hình Người dùng, bạn tìm kiếm và chọn người dùng muốn xóa khỏi hệ thống và thực hiện theo các bước như hình dưới đây.

9.4 – Quản lý Bộ phận

Để đảm bảo tính bảo mật thông tin cho cửa hàng, hệ thống cho phép thiết lập quyền truy cập các tính năng khác nhau cho các tài khoản người dùng khác nhau.

Để thiết lập quyền sử dụng các tính năng cho tài khoản người dùng thao tác như sau:

Tại menu Quản lý người dùng, chọn Bộ phận.

Tại màn hình Bộ phận, bạn chọn nút Tạo bộ phận.

Màn hình Tạo bộ phận hiện ra như sau:

Thực hiện nhập các thông tin của Bộ phận mới:

• Bộ phận: Tên bộ phận.
• Ghi chú
• Phân quyền: Danh sách các chức năng/quyền truy cập của hệ thống với các mức độ được sử dụng (Không có quyền, Chỉ xem, Xem và sửa).
• Có thể thay đổi danh sách quyền truy cập mà không ảnh hưởng tới danh sách quyền truy cập mặc định của vai trò đó. Tích chọn vào những quyền được cấp, bỏ chọn nếu không muốn cấp quyền đó.
• Sau khi thực hiện cấp quyền cho người dùng xong, chọn Lưu để hoàn thành.

9.5 – Xóa Bộ phận

Nếu tài khoản có quyền Quản lý bộ phận (Phân quyền), để xóa bỏ bộ phận khỏi hệ thống, bạn thực hiện như sau:

Tại màn hình Bộ phận, bạn tìm kiếm và chọn bộ phận muốn xóa khỏi hệ thống và thực hiện theo các bước như hình dưới đây.

10 – Thiết lập cửa hàng

Ohstore được thiết kế hướng tới sự đơn giản mà hiệu quả. Do đó mặc định các chức năng ít dùng tới sẽ được tắt đi. Tuy nhiên với những cửa hàng đòi hỏi nhiều các chức năng quản lý phức tạp hoặc muốn thay đổi cách quản lý khác đi so với các thiết lập mặc định, bạn có thể thay đổi lại các tùy chọn để đáp ứng nhu cầu quản lý của bạn trong mục Thiết lập.

10.2 – Cấu hình chức năng

Bạn có thể bật tắt các chức năng ít sử dụng ở trong mục này. Tại màn hình Thiết lập, chọn Cấu hình chức năng.

Ở màn hình Cấu hình chức năng, bạn có thể bật tắt các chức năng có trong hệ thống. Danh sách các chức năng này sẽ thay đổi và thêm vào khi hệ thống được nâng cấp quá các thời gian.

10.1 – Thông tin cửa hàng

Tại màn hình Thiết lập, chọn Thông tin cửa hàng.

Ở màn hình Thông tin cửa hàng, bạn có thể thay đổi các thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, số điện thoại, logo,… Các thông tin này được dùng trong các mẫu phiếu in.

10.2 – Thông tin mẫu in

Bạn có thể thay đổi các mẫu in sử dụng cho cửa hàng tại mục này như các phiếu đơn hàng, nhập hàng, phiếu thu chi,…

Tại màn hình Thiết lập, chọn Thông tin mẫu in.

Màn hình Tùy chọn mẫu in hiển thị ra như sau:

Thực hiện các bước theo hình dưới đây để tùy chọn mẫu in cho từng loại phiếu/hóa đơn của hệ thống.

Thực hiện các bước theo hình dưới đây để tùy chọn mẫu in cho từng loại phiếu/hóa đơn của hệ thống.

Chỉnh sửa thông tin ở khung bên trái để có mẫu in tương ứng được hiển thị ở khung bên phải (Xem trước mẫu in). Bạn có thể sắp xếp lại vị trí khác hoặc xóa bỏ bớt cho các mục trong {..} để được mẫu in các phiếu thích hợp cho cửa hàng của bạn.

Chèn thêm hình ảnh nền/logo của cửa hàng cho mẫu từng mẫu in của phiếu.

Bạn có thể chọn nút Về mặc định nếu muốn quay lại mẫu in mặc định của hệ thống.

Chọn nút Lưu để hoàn tất việc tùy chọn mẫu in.